Nieuws

Ken de privacyregelgeving bij verzuim

24.03.2017

In 2016 is de verzuim- en re-integratiemarkt wakker geschud door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de privacy-waakhond. Op 21 april 2016 heeft de AP de publicatie ‘De zieke werknemer – beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers’ uitgebracht. Hierin geeft de AP aan wat een werkgever aan een zieke werknemer mag vragen en welke gegevens over de gezondheid van (zieke) werknemers verwerkt mogen worden. Dit heeft veel onrust veroorzaakt omdat de regels een actieve verzuimbegeleiding op zijn zachtst gezegd niet makkelijker maken.

De commotie in verzuimland begon met het ‘Abrona-rapport’ van 3 maart 2016. In dit rapport wordt een onderzoek beschreven naar de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers door de organisatie Abrona. Deze werkgever stelde de belastbaarheid (in percentages van de totale arbeidsduur) in overleg met de zieke werknemer vast en registreerde dat, zonder dat hier een bedrijfsarts bij betrokken was. Volgens de AP handelde Abrona daarmee in strijd met het verbod op het verwerken van gezondheidsgegevens (artikel 16 Wbp). Beperkingen vallen volgens de AP onder gezondheidsgegevens en deze gegevens mogen alleen worden verwerkt door een werkgever als ze afkomstig zijn van de bedrijfsarts. AP heeft daarom aan Abrona een dwangsom opgelegd.

Kort daarop verschenen de Beleidsregels ‘De zieke werknemer’, waarin AP nog eens haarfijn uitlegt op welke wijze gezondheidsgegevens van werknemers door werkgevers mogen worden verwerkt.  De kern van de beleidsregels is eigenlijk dat bijna alles wat een werkgever van een zieke werknemer zou willen weten onder ‘medische gegevens’ valt. Dat een werkgever niet mag vragen wat er medisch gezien aan de hand is, is al veel langer bekend. Maar dat hij ook niet mag vragen naar wat een werknemer nog wél kan, is nieuw. Alleen de bedrijfsarts mag het met de werknemer over arbeidsmogelijkheden hebben.

De normen in deze beleidsregels zijn het uitgangspunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens bij het toepassen van handhavende maatregelen en dus belangrijk om te kennen. Goed om te weten is ook dat de handhavende maatregelen van de AP niet mals zijn: de dwangsom kan oplopen tot
810.000 euro of 10 procent van de totale omzet.

Wat mag een werkgever vragen?

Een werkgever mag als een werknemer zich ziek meldt de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • de vermoedelijke duur van het verzuim;
  • de lopende afspraken en werkzaamheden;
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder wel-ke vangnetbepaling);
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is, in verband met het verhalen van loonkosten op deze derde (regresmogelijkheid).

Dit is alles wat de werkgever mag vragen! Expliciet staat in de stukken van de AP dat werkgever niet naar de aard en/of de oorzaak van de ziekte mag vragen en zelfs ook niet naar de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. De werkgever mag nog wel vragen naar de lopende afspraken en werkzaamheden, zodat deze door een collega kunnen worden overgenomen.

Het leek nog even dat de soep niet zo heet gegeten zou worden als hij was opgediend. In haar persbericht van 1 december meldde de beroepsvereniging van bedrijfsartsen (NVAB) dat ze een gesprek had gehand met AP en dat de conclusie was dat werkgever en werknemer nog steeds in onderling overleg afspraken zouden kunnen maken over inzetbaarheid tijdens ziekte. Werkgever en werknemer zouden dan wel samen een sfeer moeten creëren waarin zo’n gesprek kan plaatsvinden. Er zou nog wel over specifieke arbeidstaken of deeltaken gesproken kunnen worden, maar alleen als een werknemer dat zelf spontaan aangeeft en niet als een reactie op een vragenvuur van de werkgever. Dat klonk misschien hoopvol, maar gezien de uitspraak van de rechter in de Abrona-zaak op 15 december lijkt hier toch geen ruimte voor te zijn.

Welke gegevens mag een arbodienst of bedrijfsarts delen?

Een bedrijfsarts/arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkin-gen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
  • de verwachte duur van het verzuim;
  • de mate van arbeidsongeschiktheid van de werknemer;
  • adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Welke gegevens mag de werkgever vastleggen?

  • Gegevens die hij heeft gekregen van de bedrijfsarts of arbodienst;
  • Gegevens over hoe vaak en lang een werknemer ziek is en behoeve van de loondoorbetaling en het maken van verzuimoverzichten;
  • Alleen in uitzonderlijke situaties gegevens over de gezondheid van de werknemer. Bijvoorbeeld als het belangrijk is dat zijn collega’s passend kunnen reageren bij een epileptische aanval of suiker-ziekte.

Welke gegevens mag de werkgever niet vragen en/of vastleggen?

  • (Spontaan vertelde) oorzaak van het verzuim;
  • Eigen waarnemingen over de gezondheidstoestand van de werknemer;
  • Informatie over therapieën;
  • Afspraken met artsen, therapeuten of begeleiders;
  • Problemen uit het verleden of uit de privésfeer.

Ook geen gegevens delen met toestemming

Veel partijen verstrekken nog gegevens aan een werkgever met het argument dat de werknemer daar zelf toestemming voor gegeven heeft. Het AP zegt hierover ‘betrokkene moet in vrijheid zijn wil kunnen uiten zonder dat aan het weigeren of intrekken van toestemming negatieve consequenties verbonden zijn. Er moet sprake zijn van ‘informed consent’, de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking moet de betrokkene voldoende en begrijpelijk informeren over de verschillende aspecten van de gegevensverwerking die voor hem van belang zijn’.

Verder geldt dat wanneer de verantwoordelijke de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene moet krijgen, de betrokkene expliciet zijn wil moet hebben geuit. Een stilzwijgende of impliciete toestemming is onvoldoende: de betrokkene dient in woord, schrift of gedrag uitdrukking te hebben gegeven aan zijn wil toestemming te verlenen voor de hem betreffende gegevensverwerking.

Het AP benoemt dat met het gebruik van toestemming van de werknemer in een arbeidsrelatie bijzonder terughoudend moet worden omgegaan. Gelet op de gezagsverhouding valt niet uit te sluiten dat een werknemer onder druk van de relatie waarin hij staat tot de werkgever zich gedwongen voelt toestemming te verlenen, zodat er geen sprake is van een vrije wilsuiting. Er zal daarom in de relatie werkgever-werknemer niet snel sprake zijn van een toestemming die in vrijheid is geuit.

AP krijgt van rechter gelijk

Wat we er ook van vinden: vooralsnog zijn de regels zoals ze zijn en worden ze ook door de rechter zo gehanteerd, blijkt uit de uitspraak over Abrona van 15 december 2016. Abrona was deze zaak gestart omdat zij het niet eens was met de dwangsom die AP de organisatie had opgelegd. In deze zogenoemde ‘voorlopige voorziening’ heeft de rechtbank de AP in het gelijk gesteld. Abrona verwerkt volgens de rechter gezondheidsgegevens, terwijl hiervoor geen juridische grondslag bestaat.
Daar komt bij dat de AP in haar nieuwsbericht van 13 januari als reactie op de uitspraak nogmaals stelt dat bij ziekmelding door de werkgever alleen geregistreerd mag worden dat een werknemer ziek is. De mate van arbeidsongeschiktheid mag alleen geregistreerd worden na tussenkomst van de bedrijfsarts. De nuancering in het gesprek van 1 december 2016 met de NVAB wordt daarbij niet herhaald. AP zal dus controleren of Abrona inmiddels voldoende maatregelen getroffen heeft, op straffe van een dwangsom van 50.000 euro.

En hoe nu verder?

De markt heeft begrijpelijkerwijs moeite met de beleidsregels van het AP. Afgelopen jaren is er juist door bedrijven veel geïnvesteerd om leidinggevenden te trainen om door te vragen naar de mogelijkheden die een werknemer nog wel heeft. Dit mag niet meer. De beleidsregels vragen van elke organisatie een herbezinning op het verzuimbeleid. In plaats van de bedrijfsarts zo ver mogelijk naar achteren door te schuiven, moet de bedrijfsarts veel verder naar voren worden gehaald. Zeker wanneer de prognose is dat de werknemer langer dan twee weken ziek is.

Hoe moeten we dit alles plaatsen in een tijd waarbij goede bedrijfsartsen schaars zijn? In toenemende mate zullen bedrijfsartsen taken gaan delegeren naar zogenaamde casemanagers taakdelegatie die onder auspiciën van de bedrijfsarts werken. Als dit op een verantwoorde manier gebeurt, met goed opgeleide casemanagers taakdelegatie kan de continuïteit van een adequate verzuimbegeleiding worden geborgd.

Bron: Cmweb.nl. Dit artikel, geschreven door Marjol Nikkels-Agema, is gepubliceerd in cm: 2017, afl. 2.


Meer nieuws