Nieuws

Let op privacy bij verzuimregistratie

05.09.2017

Recent ingevoerde wetten en (beleids)regels met het doel de privacy van individuen te beschermen, hebben grote invloed op de communicatie en registratie bij ziekteverzuim. Op LinkedIn kwam DMCC onderstaand artikel tegen waarin de schrijver de lezer deelgenoot maakt van een oplossingsrichting voor de uitdagingen die er zijn.

Wat is er aan de hand?

Heel kort samenvat hebben we te maken met de volgende situatie:

  • De (zieke) werknemer heeft recht op privacy - zie: beleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
  • De werkgever mag niets vragen of registreren als het gaat om medische informatie en andere bijzondere persoonsgegevens.
  • De werkgever kan niet meer, zoals men gewend was, regie op verzuim voeren - op straffe van hoge boetes - en moet zich veel meer laten adviseren door de bedrijfsarts.
  • De bedrijfsarts maakt deel uit van een sterk vergrijzende beroepsgroep met vaak overvolle agenda's en nauwelijks aanwas van nieuwe collega's.
  • Resultaat: verzuimbegeleiding kan niet voortvarend worden opgestart en opgevolgd, met alle gevolgen van dien.

Na 20 jaar en veel ingevoerde en gewijzigde wet- en regelgeving is de (financiële) verantwoordelijkheid voor verzuim en re-integratie van zieke werknemers voor een belangrijk deel overgeheveld van de overheid naar de werkgever. De werkgever heeft gaandeweg met de invoering van het Eigen-Regie-Model invloed kunnen uitoefenen op de consequenties van verzuim voor de organisatie. Echter, de mogelijkheid om dat te (blijven) doen is als gevolg van actuele wet- en regelgeving juist enorm ingeperkt.

Je kunt het ermee eens zijn of niet maar de conclusie voor de praktijk van nu lijkt gerechtvaardigd dat werkgevers bij het begeleiden van hun zieke werknemers niet meer kunnen terugvallen op het Eigen-Regie-Model. Zo zijn daar de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens met daarin de nodige privacyregels en is er de invoering van de Europese privacywetgeving met ingang van mei 2018. Bovendien kunnen werknemers in zekere zin zelf regie nemen met de aanpassingen in de Arbowet van 1 juli jl.

Merk daarbij op dat de nu al drukke en vaak zelfs overbezette bedrijfsartsen vanuit de visie van de nieuwe wet- en regelgeving een veel grotere rol krijgen toebedeeld. Ze worden immers geacht meer beoordelingen bij (kort) verzuim te doen - o.a. in verband met beoordeling (gedeeltelijke) belastbaarheid - maar ook anonieme spreekuren, second opinion-consulten en bedrijfsbezoeken. Daargelaten of het wenselijk is om de regie weer volledig bij de bedrijfsarts neer te leggen, kan de beroepsgroep hieraan per definitie niet tegemoetkomen.

Hoe nu verder...

Er is een manier om met dit probleem om te gaan die tegemoet komt aan de positie en belangen van allen: de werkgever, de werknemer én de bedrijfsarts. Wij hebben deze werkwijze het Duaal-Regie-Model genoemd: in dit model is de leidinggevende en/of HR-functionaris de interne regisseur en de verzuimcoach met taakdelegatie van de bedrijfsarts de externe regisseur.

De prioriteiten van de verzuimcoach: de (coaching van leidinggevende bij) intensieve begeleiding van de zieke werknemer, de focus op elke financiële consequentie in het verzuimtraject en het voorkomen van boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens

Verzuimbegeleiding op basis van taakdelegatie werkt zo goed omdat er vanuit de vaste verzuimcoach sprake is van zowel een grote betrokkenheid naar de organisatie in het algemeen als volstrekte vertrouwelijkheid naar de individuele medewerker. Op deze manier komt de verzuimcoach - in samenspraak met de bedrijfsarts - snel tot de kern van wat speelt en kan de leidinggevende - zodra dat mogelijk is - intern regie voeren. Uiteraard heeft de (zieke) werknemer per definitie het recht op rechtstreekse toegang tot de bedrijfsarts en worden de stappen volgens de Wet Poortwachter gevolgd.

De verzuimcoaches van Verzuim IC werken sinds de oprichting in 2009 landelijk samen met bedrijfsartsenorganisatie én gecertificeerde arbodienst ArGon Groep in het kader van taakdelegatie en basiscontract voor met name het midden- en grootbedrijf

De plm. 80 bedrijfsartsen van ArGon Groep zijn veelal zelfstandige en geregistreerde bedrijfsartsen die op basis van vestiging en/of competentie/expertise aan een dossier worden gekoppeld. Spreekuren zullen onder het Duaal-Regie-Model met taakdelegatie veel minder aan de orde zijn. Als er wel een spreekuur wordt ingepland, dan is de reeds bekende informatie al efficiënt door de verzuimcoach met de bedrijfsarts gedeeld.

De voordelen van taakdelegatie zijn o.a: 

  • Direct inventarisatie van klachten, ook in relatie tot mogelijkheden tot en prognose van (deel)hervatting
  • Direct duidelijkheid over wenselijkheid van (snelle) medische beoordeling door bedrijfsarts
  • Duidelijkheid over wenselijkheid inzet wachtlijstbemiddeling
  • Duidelijkheid over al dan niet werk-gerelateerd verzuim of arbeidsconflict
  • Duidelijkheid t.a.v. vangnet of regres
  • Direct inhoudelijk in gesprek in geval van frequent verzuim

De praktijk laat zien dat het voeren van regie op verzuim op deze manier bijzonder effectief is en resulteert in een optimale inzetbaarheid van medewerkers én een optimale kostenbeheersing. Bovendien kunnen werknemers - in de wetenschap dat hun privacy is geborgd - hier prima mee uit de voeten.

Ondersteuning op alle fronten

De dienstverlening in dit model bestaat uit 3 componenten die in de dagelijkse praktijk nauw met elkaar zijn verweven: Intensive Care, Financial Care en Compliance Care.

  1. Intensive Care: intensieve en inhoudelijke begeleiding van de werknemer wordt gecombineerd met coaching 'on the case' van de leidinggevende.
  2. Financial Care: er is een continue focus op financiële consequenties - risico's en kansen - t.a.v. verzuim en re-integratie voor werkgever én werknemer.
  3. Compliance Care: alle input van leidinggevende e/o HR-adviseur in de (eigen)* verzuimregistratieomgeving wordt door de verzuimcoach gescreend op overtreding van de privacyregels waardoor het risico op een boete tot nihil wordt teruggebracht.

* De verzuimcoach registreert bij voorkeur als externe in uw eigen systeem -Youforce, AFAS, Humannet etc.- zodat informatie niet verloren gaat bij een eventuele overstap naar een andere dienstverlener.  

Bron: LinkedIn


Meer nieuws